همه افراد حق دارند و علاقمند هستند که از نتایج عملکرد روزانه خود آگاه باشند. این مسأله در مورد کارکنان وجه دیگری هم پیدا می‌کند و آن اینست که کارکنان علاقه دارند از نظرات سازمان در مورد خود مطلع گردند و از سوی دیگر سازمان نیز محق است نظرات خود را در مورد افراد خود که از اصلی‌ترین سرمایه‌های آن بشمار می‌روند ابراز داشته و به اطلاع ایشان برساند. بدیهی است از کارکنانی که از انتظارات سازمان در مورد خویش بی‌اطلاع هستند نمی‌توان انتظار داشت در جهت رفع کاستیها و بهبود خود اقدام موثری نمایند.

دو کار اساسی در ارزیابی کارکنان، یکی برقراری نظام لازم برای انجام ارزیابی و دیگری ایجاد آمادگی در سرپرستان و مدیران برای اجرای آن نظام و فرایندهای اجرایی مربوط است. سرپرستان یا مدیران با اعمال نظارت و رهبری، کیفیت و کمیت کار کارکنان را مشخص کرده، آنان را در راستای بهبود و توسعه رفتار و عملکرد یاری می‌کنند. ارزیابی را می‌توان نقطه تلاقی انتظارات طرفین از یکدیگر دانست. از یک سو سازمان از تحقق اهداف خود در چارچوب برنامه‌های تنظیم شده اطمینان می‌یابد و از طرف دیگر، کارکنان از فرصت لازم برای رشد و پیشرفت در مسیر شغلی، پذیرش مسئولیتهای جدید و متعاقب آن، بهره‌مندی از مزایای مربوط برخوردار خواهند شد. از طریق ارزیابی می‌توان کارکنان را از نحوه کارشان مطلع کرد تا بتوانند با برطرف کردن مشکلات مربوط، توانایی لازم را برای انجام وظایف محوله کسب کنند. ارزیابی مبتنی بر برقراری ارتباط دوستانه با کارکنان است و بر این اساس، با شناخت انگیزه‌ها، جلب مشارکت و تفویض اختیارات قابلیتهایی در آنان ایجاد می‌شود تا به‌عنوان شرکایی قابل اعتماد برای سازمان به‌حساب ‌‌آیند.

از اهم مقاصد کلی در ارزیابی و شناخت کارکنان، اندازه‌گیری استعداد افراد است تا با توجه به نقاط ضعف و مثبت و معلومات آنان درصدد آماده نمودن افراد برای قبول مسئولیتهای بیشتری برآمد. از شیوه‌های مهم ارزیابی می‌توان به مواردی همچون: درجه‌بندی ترسیمی، مبتنی بر هدف، وقایع حساس، ارزیابی رفتاری، مقایسه زوجی، مقیاس استاندارد مختلط، رتبه‌بندی و فهرست بازبینی اشاره کرد. عوامل شغلی موثر در ارزیابی عبارتند از: اطلاعات شغلی، قدرت تصمیم‌گیری، آینده‌نگری، تعهد و پشتیبانی، انگیزه، ابتکار، برنامه‌ریزی و سازماندهی، رهبری و ارتباطات.

با استفاده از نتایج حاصل از ارزیابی کارکنان، درباره جایگزینی یا انتصابات، اعطای مسئولیت، انتظامات، ترفیعات، اضافه حقوق و اموری از این قبیل تصمیم گرفته می‌شود. بر این اساس باید از کاربرگهای ارزیابی مناسب سود جست و بهتر است برای هر گروه شغلی یک برگ ارزیابی جداگانه تهیه شود. از این منظر، ارزیابی را می‌توان یکی از حقوق کارکنان تلقی کرد که نقش تعیین‌کننده‌ای در بهره‌گیری آنان از فرصتهای پیش رو دارد. کارکنان می‌توانند با برخورداری از شناخت مطلوب نسبت به ارزیابی و ارتقای مهارتهای خود در این زمینه، مسیر ترقی و پیشرفت را در سازمان طی کنند.

زمان معینی برای ارزیابی روزمره متصور نیست؛ سرپرست در زمانهای کوتاه برداشت خود را از نحوه کار هر کارمند و نتایج آن یادداشت می‌کند تا هنگام اظهار نظر سالانه درباره ارزیابی کارکنان از آنها به‌عنوان یکی از منابع و مدارک موجود استفاده نماید. اظهار نظر نهایی و کتبی هر شش ماه یا سالانه یک بار به اداره امور کارگزینی ارسال می‌شود.

گرچه افراد زیادی می‌توانند درباره کارکنان نظر دهند، لیکن شایسته‌ترین فرد در ارزیابی و به‌ویژه ارزیابی نهایی کارکنان، رئیس مستقیم آنان است؛ زیرا از یک طرف به‌دلیل ارتباط مداوم با آنان نسبت به میزان استعداد، علاقه افراد و اطلاعات و معلومات شغلی افراد آگاهتر است و از طرف دیگر، از نظر حقوقی مسئول اصلی نحوه ایفای نقش و عملکرد آنان به‌شمار می‌آید. البته، بهتر است وی در انجام این کار نظرات و بازخوردهای ارایه شده از سوی دیگران را نیز مورد ملاحظه قرار دهد. در ادامه، رئیس بالاتر نظرهای ابراز شده را رسیدگی می‌کند تا بی‌دقتی یا اشتباهی صورت نگرفته باشد. مثلا اگر سرپرست درباره علاقه‌مندی فرد به کار نظر مثبت و به میزان احساس مسئولیت وی در انجام امور محوله نظر خیلی ضعیف دهد، می‌توان به این نتیجه رسید که احتمالا اشتباهی رخ داده است. البته نباید نظرات به‌صورت موجز و مختصر بیان شود، بلکه باید در کنار ارایه نظر برای هر یک از معیارهای ارزیابی، باید به شواهد متقن و برنامه‌های اصلاح و بهبود نیز اشاره کرد.

فعالیت ارزیابی همسو با برنامه‌های راهبردی و عملیاتی دنبال می‌شود. از طریق ارزیابی می‌توان کارکنان را نسبت به ارزشهای مورد نظر سازمان آگاه کرد و میزان برخورداری آنان را از استانداردهای تعریف شده در این راستا مورد ملاحظه قرار داد. ارزشیابی کارکنان فرایند اندازه‌گیری رفتار و عملکرد آنان از طریق ملاک‌ها و استانداردهای از قبل تعیین شده است؛ ارزشیابی فرایندی ساختارمند است که طی آن داده‌ها، گردآوری شده و تبدیل به اطلاعاتی می‌شوند که بر اساس این اطلاعات می‌توان وضعیت افراد را درک کرد و اثربخشی اقدامات مختلف را در خصوص آنان سنجید. ارزشیابی به تصمیم‌گیری کمک می‌کند و الگویی را برای بهبود وضعیت افراد فراهم می‌سازد.

با وجود منافع بسیار فرایند ارزیابی کارکنان، پیچیدگیها و مشکلاتی نیز در این زمینه قابل ملاحظه است. یک دلیل مهم این پیچیدگی‌ها، ابهام در معیارهای ارزیابی است. دلیل دیگر، نوع وسیله‌ای است که برای ارزیابی به‌کار می‌رود. شواهد زیادی وجود دارد که برخی الگوها و معیارهای مورد استفاده در آنها از موفقیت و اثربخشی بالایی در برخی سازمانها برخوردارند، لیکن همان شیوه‌ها در سازمانهای دیگر با فرهنگ و شرایط دیگر چندان کارساز نمی‌نماید. بنابراین، در نظر گرفتن مواردی همچون: اندازه، پویایی، سطوح مختلف در سلسله‌مراتب و فرهنگ حاکم بر سازمان نقش چشمگیری در تعیین نوع شیوه ارزیابی و معیارها و شاخصهای مربوط به آن ایفا می‌کند.

در طراحی نظام ارزیابی کارکنان گل گهر سه سطح روسا و سرپرستان، کارشناسان و مسئولان و کارمندان و متصدیان مورد ملاحظه قرار گرفته است. معیارهای رفتاری و عملکردی ارزیابی نیز بر اساس نوع و شرایط کسب و کار، نقشه راهبردی، منویات مدیر عامل، خط‌مشیهای کلان و دیگر اسناد بالادستی، تدوین و پس از انجام آزمونهای لازم نهایی و اولویت‌بندی شده است. از جمله نگرشهای حاکم بر طراحی مستندات و گردش کار فرایند ارزیابی کارکنان نیز می‌توان به برنامه‌محوری و رویکرد فرایندی اشاره کرد. به‌عبارت دیگر، چنین فرض شده است که همسو با راهبردهای کلان و خرد، در هر واحد برنامه‌های عملیاتی به‌منظور تمرکز ویژه بر فرایندهای اجرایی برای تحقق انتظارات ذینفعان مختلف تدوین می‌شود و ارزیابی در صدد آن است تا نحوه ایفای نقش افراد و نیز عملکردی آنان را مورد ملاحظه قرار دهد. در این راستا، به‌ویژه برای شاخصهای عملکردی بر انجام کار درست و سازنده در زمان و شرایط مورد انتظار تاکید شده است. شاخصهای عملکردی شرایطی را ایجاد می‌کند تا از تمکین به انجام امور به‌صورت «باری به هر جهت» پرهیز شود و افراد در عمل به مسئولیتهای خود مطابق برنامه‌های عملیاتی و به‌منظور تامین منافع فردی و سازمانی به‌چالش گرفته شوند.

به‌منظور استحکام روند و نتایج حاصل از ارزیابی، اغلب سازکارهای موجود در ادبیات مربوط در فرمهای ارزیابی مورد ملاحظه قرار گرفته است و آنچه نظام ارزیابی کارکنان گل گهر را از دیگر نظامهای موجود در کشور در این زمینه متمایز می‌کند، طراحی چرخه کامل از سنجش و ارزیابی رفتار و عملکرد تا اعطای مسئولیتهای جدید، پاداش، ارتقاء، طراحی برنامه‌های اصلاح و بهبود و در ادامه اجرا و ارزیابی اثربخشی اقدامات یاد شده است.