روشهای مختلفی برای جمع آوری اطلاعات در طول دوره ارزیابی و نیز ارزیابی نهایی رفتار و عملکرد کارکنان وجود دارد که در اینجا سعی می شود در چند بخش اهم روشهای مورد استفاده تشریح شود.

روش ویژگیها و صفات:

در این روش هر یک از ویژگیهای مورد توجه و نیاز سازمان مانند کمیت و کیفیت کار، وفاداری، صداقت، خلاقیت و غیره، به ترتیب نوشته و تشریح شده، سپس کارکنان برحسب هر یک از آنها به صورت درجاتی همچون: عالی، خوب، متوسط، ضعیف و بد ارزیابی می‌شوند. گرچه در این روش اطلاعات جامع و کاملی به دست نمی‌آید، ولی زمانبر نیست و می‌توان نتایج را مقایسه و از نظر کمی تحلیل کرد. جدول زیر نمونه‌ای از جداول امتیاز دهی با این روش است:

ویژگیهای مورد نظر سازمان

نمره

ضعیف

متوسط

خوب

عالی

کیفیت: دقت، قابل قبول و کامل بودن کارهای انجام شده

 

 

 

 

 

قابلیت اعتماد: عدم نیاز به وارسی کار یا خروجی کار انجام شده

 

 

 

 

 

استقلال: انجام کار بدون نیاز به حضور مستقیم سرپرست

 

 

 

 

 

شایستگی: مهارت عملی و فنی و نیز آگاهی لازم برای انجام کار

 

 

 

 

 

 

این روش از روشهای متداول در ارزیابی کارکنان بشمار می‌رود و دلیل رواج آن نیز این است که استفاده از آن برای ارزیاب آسان بوده، نتیجه‌گیری از آن برای افرادی‌ که بعداً به سوابق ارزیابی رجوع می‌کنند آسان‌تر خواهد بود. البته در استفاده از این روش باید مراقبت نمود تا ارزیاب تحت تأثیر عوامل ظاهری (مثل سر و وضع کارکنان، قومیت یا نژاد) و عوامل آنی (مثل برخورد خلاف انتظار ارزیابی‌شونده در جلسه ارزیابی) قرار نگیرد. چنانچه ارزیابی‌شونده در جلسه ارزیابی بر خلاف عادت و رویه‌های قبلی از خود واکنشی نشان دهد که ناگهان ارزیاب غافلگیر گردد، اصطلاحاً ارزیاب را تحت تأثیر قرار داده است. بنابراین ارزیاب نباید تحت تأثیر رویه ناگهانی و آنی کارکنان در جلسه ارزیابی قرار گیرد.

 

روش وقایع حساس:

وقایع و فعالیتهای مهم- چه مثبت و چه منفی- که تأثیر مهمی روی عملکرد سازمان دارد، ثبت و برای استفاده در جلسه ارزیابی نگهداری می‌شود. معمولاً یک واقعه، وقتی حساس تلقی می شود که انجام و یا خودداری از انجام آن برای سازمان، نتایج ثمربخش یا زیان بخش به بار آورد؛ به عبارت دیگر وقایع حساس، رویدادهای خارج از حد متعارف و انتظار سرپرست به شمار می‌آید. با ثبت وقایع حساس در طول دوره ارزیابی، اطلاعات مناسبی برای ارزیابی در اختیار ارزیاب قرار می‌گیرد. با این روش، ارزیابی از کل دوره عملکرد موردنظر می باشد و فقط به عملکرد یک هفته یا یک ماه توجه نمی گردد، اما اگر سرپرست، کارکنان زیادی را تحت اداره خود داشته باشد، زمان طولانی باید برای ثبت آنها در نظر گرفت.

معیار

وقایع حساس

ضعیف

نیازمند بهبود

متوسط

خیلی خوب

ممتاز

مولد بودن

در اردیبهشت ماه بیش از 250 قطعه اضافی تولید کرده است. در خرداد ماه، به‌طور متوسط هفته‌ای 65 قطعه اضافی تولید کرده است.

       

***

کیفیت کار

اغلب، کارش بی‌عیب و نقص است. به‌علت اشتباهی که در هفته‌دوم خرداد ماه مرتکب شده بود، وقفه‌ای 5 ساعته پیش آمد. گفتگو با مشتریان حاکی از رفتار مودبانه وی است.

     

***