در شرایطی که فضای تصمیم گیری و عوامل قابل ملاحظه در آن از ابهام برخوردار باشند و اساسا حتی نتوان هدف و مساله مشخصی را برای اتخاذ تصمیم در نظر گرفت، از این روش استفاده می شود. این شیوه، کاربرد زیادی به ویژه در شناسایی عوامل حساس موفقیت (CSF’S) و نیز آینده نگاری در عرصه هایی کلان مانند سازمانهای بزرگ و توسعه ملی و بین المللی دارد. این شیوه تاکید ویژه ای بر تجربه و شهود دارد و از نظرات کارشناسان حوزه های مختلف برای شناسایی مشکلات، تعیین عوامل موثر و دستیابی به راه حل مناسب استفاده می شود. نظر افراد به طور جداگانه دریافت می شود و سپس مجموعه این نظرات با هم ترکیب و در اختیار افراد مزبور گذاشته می شود و از آنان خواسته می شود تا بر اساس آن، دیدگاه جدید خود را بیان کنند. این فرایند آن قدر ادامه می یابد تا اجماع نهایی حاصل شود.

خاستگاه اولیه دلفی به پیشگویی کاهنان معبد دلفی در یونان باستان بر می گردد. کاهنان برای پاسخگویی به پرسشهای مردم و دولتمردان و نیز تعیین وضعیت آینده و شناسایی علل مشکلات به این معبد می رفتند و پس از تطهیر خود با آب مقدس از طریق یکی از راهبان مستقر در معبد با خدایان ارتباط برقرار می کردند. آنچه آنان در آن شرایط خلسه گونه از خدایان می شنیدند را به عنوان پاسخ برای سئوال کنندگان تشریح می کردند که اغلب حاوی مفاهیم و مضامین چند پهلو و تفسیربردار بود. البته روانشناسی برای چنین رفتاری توجیهی علمی دارد که توسط جولیان جینز ارایه شده و آن اینکه، دوگانگی رفتار کاهنان به دلیل فعالیت همزمان نیمکره چپ و راست مغز بود که در آن زمان همچون امروز تکامل نیافته بودند.

دلفی با رویکرد نوین در خلال سالهای دهه 1940 در مخزن اندیشه “Think Tank” شرکت راند سانتامونیکای کالیفرنیامورد استفاده قرار گرفت. امروزه از این روش در کشورهایی مانند ژاپن برای آینده نگاری توسعه ملی استفاده می شود؛ به طوری در کمتر از هر سه سال یک گزارش تهیه و منتشر می شود و در آن از تمامی صاحبنظران در زمینه ها و موقعیتهای مختلف برای ارایه دیدگاهها دعوت می شود.

در این روش از بحث رودرروی گروهی پرهیز می شود زیرا تفاوت موقعیتهای شغلی افراد ممکن است باعث شود که بعضی از افراد شرکت کننده در فرایند تصمیم گیری، از انتقاد به نظرات دیگران – خصوصاُ روسای شرکت کننده در تیم – دوری گزینند و به تبانی با دیگران محکوم شوند.

برای پرهیز از این مشکل،از یک نفر کارشناس آگاه و خبره به عنوان رابط یا تسهیلگر استفاده می شود،وظیفه رابط یا تسهیلگر، جمع آوری، تلخیص، جمع بندی و سپس دادن بازخور اطلاعات حاصل از نظرات همه کارشناسان طی اولین دور پیش بینی موضوع است. به عبارت دیگر پس از تشکیل تیم،تسهیلگر گروه عنوان موضوع مورد بحث را مطرح می کند و از افراد می خواهد نظرات خود را به صورت مکتوب و مدون و بعضاُ مستدل بر روی برگه های کوچکی که در اختیار آنان قرار گرفته است، درج نمایند،سپس نظرات جمع آوری، تلخیص و دسته بندی می گردد و به افراد برگردانیده می شود بدون آنکه مشخص گردد که نظرات توسط چه کسانی ارائه گردیده است.

در این روش افراد فرصت بازنگری در نظرات خود را پیدا خواهند نمود و این چرخه آنقدر ادامه پیدا خواهد کرد تا کارشناسان فرصت بازنگری در پیش بینی های خود و پیش بینی ها و استدلالات دیگران را پیدا کرده و نهایتاُ به نظر واحدی در خصوص موضوع مورد نظر دست پیدا کنند. شواهد موجود از بکارگیری این روش گویای آن است که این وحدت نظر در غالب موارد می تواند پس از پنج مرتبه گردش نظرات حاصل شود.

اعضای گروه نظرات ابراز شده را مورد بررسی و ارزیابی قرار داد، به آنها امتیاز می دهند و چنانچه صلاح بدانند نظرات خود را با موردی که در ارزیابی خود بیشترین امتیاز را به آن داده اند تطبیق داده و اصلاح می نمایند و اگر بر سر رأی خود استوار باشند و حاضر به تغییر دلایل خود نباشند می توانند مجدداُ دلایل خود را عنوان نمایند، این چرخه آنقدر ادامه پیدا می کند که نظرات تا حد ممکن به یکدیگر نزدیک شده و گزینش بهترین تصمیم امکان پذیر گردد.

در این روش افراد فرصت آنرا پیدا می کنند تا با دیدن نقادانه و بیطرف و به دور از فشارهای گروهی، بدون اینکه تحت تاثیر نقطه نظرات دیگران قرار گرفته و نظرات آنان بر اظهارنظرشان سایه افکند ابراز عقیده نمایند یا راجع به قضیه ای به داوری و قضاوت بپردازند.

برای آنکه سودمندی این روش و تکنیک تصمیم گیری دو چندان شود رعایت نکات زیر حائز اهمیت است:

-         برای دستیابی به قضاوتی آگاهانه، باید به کارشناس شرکت کننده در تیم دلفی اطلاعات کامل و کافی داده شود؛ به طوری که روندها،الگوها و تحلیلهای واقعی و آماده شده قبلی بدون هیچگونه دخل و تصرفی در اختیار کارشناسان تیم قرار گیرد.

-         سئوالات اولیه یا سئوال اصلی مورد نظر باید به گونه ای طرح گردد تا کارشناسان بتوانند به سطحی که در آن بکار و فعالیت مشغول هستند و از طرف آن سطح برای شرکت در تیم دلفی دعوت شده اند،پاسخگو باشند. بعنوان مثال از یک مدیر تولید می بایست برای شرکت در جلسات و تصمیم گیری های گروهی مرتبط با رشته خودش دعوت به عمل آید.

-         تا آنجا که ممکن است کارها را ساده نمایید و از طرح سئوالات بی ارتباط یا سئوالاتی که واقعاُ ضروری نمی باشند و یا باعث جبهه گیری کاذب شده یا نظم جلسه و هدف آنرا دستخوش تغییر می نمایند جداُ خودداری کنید.

-         مطمئن شوید که کارشناسان به درک مشابهی از موضوع اولیه دست یافته اند. به عبارت دیگر تعریف واحدی از مسئله مورد تصمیم گیری برای آنان ارائه دهید.

-         با خاطر نشان ساختن میزان اهمیت این پیشگویی ها بر بهبود کارهای سازمان و واحدهای تشکیل دهنده آن و اثرات آن بر سوددهی و بهره وری نیروی کار سازمان و اینکه مدیریت عالی سازمان از این نظرات استقبال می کند، روحیه کارشناسان را تقویت نموده و انگیزه تلاش بیشتر را در آنها فراهم آورید.

-         تا آنجا که ممکن است کارها را ساده نمایید و از طرح سئوالات بی ارتباط یا سئوالاتی که واقعاُ ضروری نمی باشند و یا باعث جبهه گیری کاذب شده یا نظم جلسه و هدف آنرا دستخوش تغییر می نمایند جداُ خودداری کنید.

-         مطمئن شوید که کارشناسان به درک مشابهی از موضوع اولیه دست یافته اند. به عبارت دیگر تعریف واحدی از مسئله مورد تصمیم گیری برای آنان ارائه دهید.

-         با خاطر نشان ساختن میزان اهمیت این پیشگویی ها بر بهبود کارهای سازمان و واحدهای تشکیل دهنده آن و اثرات آن بر سوددهی و بهره وری نیروی کار سازمان و اینکه مدیریت عالی سازمان از این نظرات استقبال می کند، روحیه کارشناسان را تقویت نموده و انگیزه تلاش بیشتر را در آنها فراهم آورید.

به طور کلی، گامهای پنجگانه دلفی عبارت است از:

-         تهیه پرسشهای اولیه دلفی و ارایه به کارشناسان

-         جمع آوری پاسخهای اولیه

-         تحلیل پاسخها، ارایه بازخورد و انجام درخواست تکمیل پرسشنامه دوم

-         جمع آوری پاسخ دوم

-         ادامه فرایند تا دستیابی به راه حلی شفاف

بنابراین، رفته رفته با چند رفت و برگشت پرسشها و پاسخها، ابهامات کمرنگ و اجماع و همگرایی افزایش می یابد و شرایط به نحو شفافتری مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.