از اواخر سال 1382 تا اوایل 1384 به عنوان مستندساز برنامه های هفتادمین سال دانشگاه تهران با روابط عمومی آن دانشگاه همکاری داشتم. علاوه بر مستندسازی، گاهی در زمینه آسیب شناسی و تحلیل برنامه ها نیز به عنوان مشاور ایفای نقش می کردم. مطلب زیر از جمله مشاوره هایی است که در آن مقطع ارایه کرده ام و عینا در اینجا درج می شود:

 

مقدمه

روابط عمومی به عنوان نهادی شناخته می‌شود که در سازمانها تدابیری را به منظور نفوذ در افکار افراد داخل سازمان و خارج از آن پیگیری می‌کند و از طرف دیگر بازخوردهای مربوط به نیات و ذهنیتهای جامعه را در مورد سازمان دریافت و به مدیر ارشد منعکس می‌کند.

در این راستا، برقراری ارتباطی دو طرفه و پویا اجتناب‌ناپذیر است. به زعم صاحبنظران، روابط عمومی باید بتواند از طریق شناسایی مخاطبان، روشهای برقراری ارتباط و تعیین ماهیت و چگونگی ارتباط، هویت سازمان را در مجموعه ذینفعان تثبیت بخشد و دیدگاهها و رویکرد‌های فراگیری را مورد توجه و پیگیری قرار دهد. از این رو، مجموعه روابط عمومی باید بتواند با جلب اعتماد مردم و اعضای سازمان، راه برای اثربخشی سازمان و بهبود شاخصهای عملکردی هموار نماید. این موضوعات، برای تمامی سازمانها، اعم از سازمانهایی که مقاصد سودجویانه دارند و سازمانهای عمومی و عام‌المنفعه صدق می‌کند.

از مهمترین موضوعاتی که در شرایط کنونی که خلاقیت‌ و نوآوری محور فعالیت سازمانها تلقی می‌شود، می‌توان در روابط عمومی دانشگاه تهران مورد پیگیری قرار داد، شناخت صحیح وضعیت موجود، تعیین اهداف و راهبردها و آنگاه تعیین برنامه‌های اجرایی،  مشخص کردن جایگاهها و وظایف افراد و اعمال سیاستهای تعالی جویانه و مبتنی بر توسعه پایدار است. در صورتی که حل مشکلات و بهبود فرایندهای اجرایی کنونی مبتنی بر چشم‌اندازها، اهداف و راهبردهای مشخصی نباشد، نمی‌توان به هم‌انرژی‌زایی مناسبی دست یافت و در بسیاری از موارد با تناقضات، دوباره‌کاریها و بی‌عملی روبرو خواهیم شد.

بر این اساس، اهم اقدامات مبتنی بر برنامه‌ریزی راهبردی، برنامه‌های اجرایی کنونی، سیاستهای کنونی و طرحهای پژوهشی مربوط به استقرار نظامها و فرایندهای کاری به صورت زیر پیشنهاد می‌شود:

 

اقدامات پیشنهادی مبتنی بر برنامه‌ریزی راهبردی

-   بررسی چشم‌انداز 20 ساله نهایی کشور و استخراج سیاستهای اجرایی مربوط به آن در دانشگاه تهران

- تعیین چشم‌انداز داشگاه تهران در مقطع زمانی 5 تا 10 سال آینده و بر اساس آن، ارایه بیانیه ارزشها، طرح و تبلیغ شعاری اساسی و محوری

- تبیین و رسمی کردن اهداف و راهبردهای دانشگاه و بر اساس آن، تعیین برنامه‌ها و اقدامات اجرایی، سیاستها و معیارهای ارزیابی

 

برنامه‌های اجرایی پیشنهادی

-   شناسایی و دسته‌بندی مخاطبان و تعیین اهم نیازها، انتظارات و الزامات مربوط به هریک از آنان

-   معرفی دانشکده‌ها و رشته‌های تحصیلی دانشگاه تهران در مناسبتها و همایشهای مختلف بهار و تابستان امسال برای دانش‌آموزان و با همکاری دانشکده‌ها به منظور جذب دانشجویان ممتاز

-   دسته‌بندی نظرات و اخبار مربوط به دانشگاه منتشره در جراید و رسانه‌های رسمی و غیر رسمی، ثبت و ارایه گزارش ماهانه آن

- در نظر گرفتن یک شماره تلفن داخلی (پست صوتی) برای جمع‌آوری پیشنهادها و انتقادات کارکنان، اساتید و دانشجویان در زمینه مسایل دانشگاه

- بررسی عملکرد و شیوه فعالیت دانشگاههای بزرگ و مطرح دنیا، الگو‌برداری از آنها، تعیین شاخصهایی برای ارزیابی موقعیت دانشگاه در مقایسه با آنها و اعلام آن به کلیه واحدهای تابعه دانشگاه

- نظرسنجی در زمینه میزان تغییرات ایجاد شده در نگرشها، افکار، رفتار، عملکرد و ویژگیهای مختلف دانشجویان قبل از ورود به دانشگاه، حین تحصیل در دانشگاه و پس از فارغ‌التحصیل شدن از آن

- کسب بازخور‌د‌های مناسب در زمینه میزان موفقیت دانشگاه و واحدهای آن در دستیابی به اهداف و تحقق برنامه‌ها و تحلیل و ارایه آن

- آموزش جدی تمامی کارکنان روابط عمومی در زمینه بهره‌گیری از قابلیتهای فناوری اطلاعات بر اساس آیین‌نامه‌ها و ضوابط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی

-   تهیه بانک اطلاعاتی مربوط به فارغ‌التحصیلان و بررسی راههای استفاده از توان آنها در توسعه دانشگاه

-   آموزش جدی کارکنان برای کسب فنون و مهارتهای انسانی در ارتباطات

 

سیاستهای اجرایی پیشنهادی

- افزایش تمرکز برنامه‌ها بر مخاطبین داخلی به منظور افزایش کارایی و بهره‌وری، بهبود ارتباط کارکنان با مدیریت و تامین رضایت آنان

-   استفاده از نظرات و تواناییهای افراد فرهیخته موجود در مجموعه دانشگاه برای بهبود و توسعه کمی و کیفی عملکرد آن

-   توجه به الگوها و شاخصهای بین‌المللی در زمینه بررسی و ارزیابی وضعیت دانشگاه

-   تخصص‌گرایی و توجه به تجارب افراد در تصدی‌گری و فعالیت در واحدهای روابط عمومی

-   توسعه نشاط و سرزندگی در محیط روابط عمومی و تسری آن به کارکنان و ارباب رجوع

-   ایجاد هماهنگی و تطابق بین شیوه ارتباطی و مخاطب

 

طرحهای کاربردی پیشنهادی

-   اجرای نظام ارزیابی و بهبود مستمر عملکرد بر اساس رویکرد بازخورد 360 درجه

-   ارزیابی عملکرد دانشگاه در زمینه‌های مختلف بر اساس الگوی فرایندی- منطقی (LOGIC MODEL)