پس از گذشت یک دهه، بسیاری از مدیران ارشد و اجرایی به این نتیجه رسیده‌اند که مدیریت فناوری اطلاعات و مدیریت کسب و کار به‌تنهایی کافی نیستند. بر این‌اساس، باید یکپارچگی استراتژی فناوری اطلاعات با استراتژی کسب و کار نیز مدیریت شود. ابزار در نظر گرفته شده برای این کار، کارت امتیازی متوازن است.

 

انجمن حرفه‌ای کارکنان ارشد اطلاعاتی (2003) بررسی گسترده‌ای را در زمینه کارت امتیازی متوازن فناوری اطلاعات انجام داده است و بر این اساس به این نتیجه رسیده است که اغلب کارتهای امتیازی متوازن پیشرو در شش ویژگی زیر مشترکند:

 

1-  سادگی ارایه. کارتهای امتیازی متوازن بسیار خوب فقط شامل یک صفحه متشکل از 10 تا 20 معیاز سنجش هستند که به زبان غیر فنی نوشته شده‌اند.

 

2-  ارتباطات صریح با استراتژی فناوری اطلاعات. کارت امتیازی باید ارتباط مستحکمی با فرایند طرح‌ریزی فناوری اطلاعات داشته باشد و نقش قابل توجهی در پیگیری پیشرفت در زمینه اهداف و مقاصد کلیدی فناوری اطلاعات ایفا کند.

 

3-  تعهد اجرایی فراگیر و گسترده. هم مدیران ارشد فناوری و هم مدیران ارشد کسب و کار باید در ایجاد و پیگیری فرایند کارت امتیازی مشارکت فعال داشته باشند.

 

4-  تعاریف مربوط به معیارهای مبتنی بر استانداردهای کسب و کار. توافقات مربوط به تعاریف معیارها به‌سرعت باید انجام گیرد. جلسات بازنگری باید بر تصمیمات و نه مباحث مربوط به شاخصها متمرکز شوند.

 

5- قابلیت موشکافی و دسترسی به محتوا. کارت امتیازی ممتاز فناوری اطلاعات باید سازکاری را برای بازنگری دقیق روندها و تغییرات مربوط به تک‌تک عناصر ایجاد کند.

 

6-   پاداش مدیران باید به عملکرد کارت امتیازی مرتبط شود.

 

کاربران کارت امتیازی پیشرفته از معیارهایی در پنج رده کلیدی زیر استفاده می‌کنند:

 

1.      عملکرد مالی. استفاده از فناوری اطلاعات در زمینه سطوح خدماتی، پیشرفت پروژه و از این قبیل. برخی معیارهای این بخش عبارتند از: هزینه ارتباطات داده‌ای در هر مکان و هزینه نسبی برای هر سهم.

 

2.      عملکرد پروژه. معیارهای نمونه مشتمل بر موارد زیر است: درصد توسعه سرمایه‌گذاری چدید ناشی از درآمدهای جدید و درصد سرمایه‌گذاری تحقیق و توسعه در زمینه فناوری اطلاعات که منجر به بهبود خدمات فناوری اطلاعات شده است.

 

3.      عملکرد اجرایی. به‌جای تمرکز بر سنجش روزمره معیارها، عملگران خوب همواره به‌دنبال دستیابی به کابردهای انبوه و تمرکز بر مشتریان فناوری اطلاعات هستند. برخی معیارها در این زمینه عبارتند از: حداکثر زمان دسترسی و زمان فعالیت فرایند حیاتی.

 

4.      مدیریت استعدادها. این نوع از معیارها در پی مدیریت نیروی انسانی فناوری اطلاعات هستند. معیارها عبارتند از: رضایت کارکنان و نگهداری آنان، جذابیت واحد فناوری اطلاعات برای کارجویان خارج از سازمان، نگهداری کارکنان دارای قابلیت بالا و ارج نهادن به دستاوردهای فناوری اطلاعات از سوی افراد خارج از سازمان.

 

5.              رضایت کارکنان. برخی معیارها در این زمینه عبارتند از: بازخوردهای مربوط به موارد اجرایی و نظرات کاربران.

 

انجمن حرفه‌ای یاد شده در ادامه بررسیهایش به این نتیجه رسید که بهترین عملگران دو گونه معیار اضافی دیگر را نیز مورد ملاحظه قرار می‌دهند:

 

1.   امنیت اطلاعات. این معیارها بر تلاشهای واسطه‌ای برای آسیبهای شناسایی شده نظارت می‌کند، سیاستی فعالانه را پیگیری می‌کنند و بر تلاشهای انجام شده صحه می‌گذارند. برخی معیارها در این زمینه عبارتند از: درصد کارکنانی که آموزشهای مربوط به امنیت را طی کرده‌اند و درصد شرکای خارجی که از استانداردهای امنیتی برخوردارند.

 

2.   ابتکارات کسب و کار. بهترین عملگران، همچنین از کارت امتیازی برای نشان دادن نقش فناوری اطلاعات در ابتکارات استراتژیک سازمان استفاده می‌کنند. برخی معیارها در این زمینه عبارتند از: درصد نظامهای ادغام شده شرکت در یکدیگر ئ تعداد گامهای توانمند شده فرایند کسب و کار از طریق فناوری در قالب مهندسی دوباره کسب و کار.

 

بون‌اندکو (WWW.BOWNE.COM)، یک شرکت فعال در زمینه مدیریت اسناد شهر نیویورک، کارت امتیازی متوازن را در سال 1997 به اجرا درآورد. فرایند بکار گرفته شده شامل هفت گام زیر بود:

 

1.       برگزاری دوره آموزشی برای کارکنان فعال در زمینه فناوری اطلاعات

 

2.      ترسیم نقشه استراتژی. استراتژی سالانه فناوری اطلاعات، همچون اغلب شرکتها از استراتژی شرکت نشات می‌گیرد.

 

3.  گزینش معیارها. تیمی متشکل از کارکنان ارشد فناوری، فهرستی از معیارها را مورد ملاحظه قرار داد. فهرست یاد شده با استفاده از تحلیل هر یک از نقاط قوت و ضعف بالقوه معیارها پالایش شد. مدیران ارشد و اجرایی فهرست نهایی را تایید کردند.

 

4.  تعریف معیارها. مجموعه‌ای از تعاریف استاندارد برای هر یک از معیارها ارایه شد. این تعاریف بر نحوه سنجش و همچنین، فرایند جمع‌آوری داده‌ها اشاره داشتند. همچنین، اقداماتی که باید برای پیگیری معیارها دنبال شوند، مشخص گردید.

 

5.  تعیین مالکیت معیارها. برای هر یک از معیارها مسئولیتهایی مشخص شد. این افراد مسئولیت تکمیل کارت امتیازی را بر عهده داشتند. پاداشهای آنان با فعالیتهای کارت امتیازی مرتبط بود.

 

6.   جمع‌آوری داده‌ها و تضمین کیفیت. فرکانس داده‌ها بر اساس معیارها متغیر است که آن هم مبتنی بر هزینه جمع‌آوری داده‌ها، چرخه گزارش‌دهی مالی شرکت و ناپایداری فضای کسب و کار است.

 

7.   مدیران ارشد و اجرایی، کارشناسان ارشد فناوری و کارکنان سازمان هر شش ماه کارت امتیازی را مورد بازنگری قرار می‌دهند. معیارها نیز سالانه مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 

بون‌اندکو نمونه مناسبی در زمینه استفاده از کارت امتیازی فناوری اطلاعات در سطح واجدهای سازمانی است؛ اما این فرایند برای توسعه یک کارت امتیازی در یک نظام ویژه نیز قابل بکارگیری است. سازمان سیا (هگود و فریدمن، 2002) درست همین کار را برای نظام اطلاعاتی منابع انسانی خود بکار گرفت. مجری برنامه از شش معیار زیر برای موفقیت سود برد که از آنها می‌توان برای انجام فعالیتهای توسعه کارت امتیازی متوازن سود جست:

1.      نمایش مراحل برنامه در زمان مقرر

2.      ارایه کارکرد بر اساس تعهدات

3.      حفظ استانداردهای بالای عملکرد سیستم

4.      کاهش اعتماد به نظامهای حقوقی

5.      افزایش رضایت مشتریان

6.       رضایت کارکنان