در ادبیات مدیریت، اثربخشی ١ را به‌صورت «میزان تحقق اهداف تعیین شده سازمان» تعریف می نمایند. از اینرو هدف از اندازه‌گیری اثربخشی آن است که مشخص شود«تا چه اندازه ای خروجیهای تولید شده منطبق بر انتظارات و اهداف تعیین شده است».

در تبیین مفهوم اثربخشی، چگونگی دسترسی به اهداف مورد نظر، به وسیله خروجیهای حاصله مورد تجزیه و تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد. اثربخشی مستقیماً به اهداف سازمان و میزان نیل آن به انتظارات و خواسته های برنامه‌ریزی شده و مورد هدف قرار گرفته شده اشاره می‌کند و از اینرو مقدم بر مفاهیمی همچون بهره وری و کارایی است.

ایجاد هماهنگی در واحدهای مختلف برای نیل به اثربخشی لازم، یکی از وظایف مهم مدیران ارشد سازمانهاست.این مسئله در بر گیرنده یکی از تفاوت های اساسی در انجام وظایف مدیران ارشد با دیگر مدیران و کارکنان سازمانهاست.به عبارت دیگر در یک سازمان توسعه‌یافته، علاوه بر آنکه لازم است همگان اعم از تک تک افراد و سیستم های جزئی به سمت بهبود بهره وری گام بردارند،کل سیستم نیز از اثربخشی کافی برخوردار باشد.در بررسی فعالیتها و عملیات کلی سازمان، لازم است کلیه اجزاء در جهت نیل به این مقصود در تعامل و هماهنگی با یگدیگر قرار داشته باشند.در بررسی و تحلیل اثربخشی لازم است حداقل به سه معیار زیر توجه نمود، و از آن طریق اثربخشی را سنجید:

1-   کیفیت: این مشخصه به این مفهوم اشاره می‌کند که آیا تمامی کارهای صحیح، مطابق ویژگیهای از پیش تعیین شده انجام شده است؟ به عنوان مثال آیا در یک دوره آموزشی، نظرخواهی از شرکت‌کنندگان مؤید این مطلب است که، برنامه آموزشی و نحوه اجرای آن در بهبود نگرش آنان مؤثر بوده است یا خیر؟ آیا عملیات اجرایی برنامه آموزشی مطابق برنامه تدوین شده انجام گرفته است؟ اگر این دوره آموزشی به نحوی برگزار شود که، شرکت‌کنندگان پس از طی آن به اطلاعات و مهارت های جدیدی دست نیابند و یا تغییر قابل ملاحظه‌ای را در خود احساس نکنند، بدیهی است که اثربخشی لازم را نداشته است.

2-   کمیت: این مشخصه متضمن آن است که آیا تمامی کارهای صحیح انجام شده است؟ به‌عبارت دیگر، اگر در اجرای یک برنامه، دستیابی به یک یا چند هدف مد نظر باشد و نتوان به همه این اهداف به‌طور نسبتاً اثربخش دست یافت، طبعاً فعالیت انجام شده از اثربخشی کافی برخوردار نبوده است.

3-   به‌موقع بودن: این مشخصه نیز نشان‌دهندة آن است که آیا کارهای صحیح در موقعیت زمانی و مکانی مطلوب و مناسب انجام شده است؟ به عنوان مثال در یک برنامه آموزشی هدف آن است که افراد تا زمان تعیین شده مشخصی از مهارت ویژه‌ای برخوردار شوند تا در انجام عملیات بخصوصی  مشارکت جویند. بدیهی است، در صورتی که اگر در این موقعیت و محدوده زمانی آنان به این هدف دست نیابند، آموزش مورد نظر از اثربخشی برخوردار نبوده است.

اصولا در تبیین مفهوم اثربخشی، تاکید اساسی بر انجام کارهای صحیح است و این نکته در اعمال مدیریت سازمانها، نقش اساسی را در فرآیند برنامه‌ریزی ایفا می‌کند. در طراحی شاخصهای اثربخشی در ابتدای برنامه‌ریزی، رجوع به اهداف عملیاتی، ماموریتهای بنیادی و رسالت مؤسسه کاملاً ضروری است. برای اندازه‌گیری میزان اثربخشی، لازم است بین آنچه که در مورد آن تصمیم‌گیری و تخصیص منابع مورد نیاز، صورت گرفته است با آنچه که تحقق یافته است، مقایسه صورت گیرد. با توجه به مفهوم حیاتی اثربخشی، جاری شدن آن در کلیة سطوح فرد، گروه، بخش، واحد و کل سازمان ضروری است و در طراحی شاخصها باید به تمامی این جنبه‌ها اشاره کرد. در ارزیابی اثربخشی سازمان و فعالیتهای جاری در آن می‌توان از روشها و الگوهای مختلفی استفاده کرد.

 

کارایی

طبق تعریف ،کارایی ٢ انجام صحیح کارها یا میزان استفاده صحیح از منابع موجود است. تعبیر منابع در اینجا مشمول زمان، هزینه، انرژی، نیروی انسانی، زمین و از این قبیل می‌شود. کارایی را می‌توان با رابطه زیر نشان داد:

 

منابعی که انتظار میرود مصرف شوند

منابعی که واقعاً مصرف شدهاند

 

بنابراین، کارایی مقایسه بین مصرف مورد انتظار منابع و مصرف واقعی منابع برای تحقق اهداف و انجام فعالیتها است. مقدار نسبت، نشان‌دهنده میزان کارایی یا عدم کارایی است که بر نهاده مصرفی در نظام تولیدی یا خدماتی تاکید می‌کند.

به عنوان مثال مقدار مصرف مواد برای تولید یک قطعه و تولید قطعه بیشتر با استفاده از یک میزان مشخص از منبع، موضوعات مربوط به کارایی هستند. مثلا اگر بتوانیم با ثابت نگهداشتن سایر شرایط، زمان ارایه یک محصول یا خدمت را از یک ساعت به بیست دقیقه برسانیم، کارایی را بالا برده‌ایم. تعریف دیگر کارایی نسبت ستانده به نهاده است، مشروط بر آنکه در محاسبه‌صورت و مخرج کسر، ملاحظات مربوط به اثربخشی نظیر کیفیت، مشتری‌مداری، مطلوب بودن ستاده‌ها، صحیح و مرتبط بودن و غیره به‌کار نرود.

محاسبه کارایی سازمان از آنجا اهمیت دارد که، ضروری است برای دستیابی به اهداف سازمانی و اثربخشی آن از منابع موجود به‌صورتی کارا استفاده شود.



[1]- Effectiveness

[2]- Efficiency