هدف کلی از ارزیابی کارکنان، شناخت کیفیت و کمیت کار کارکنان به‌منظور استفاده بهتر و مؤثرتر از آنان در پیشبرد برنامه‌ها و انجام وظایف و امور محوله است. با ارزیابی و برآورد استعداد و شایستگیهای کارکنان، وظایف و مسئولیتهای معینی به افراد داده می‌شود که این امر انگیزش و علاقه‌مندی آنان را به شغلشان بیشتر می‌کند.

دو کار اساسی در ارزیابی کارکنان، یکی برقراری نظام لازم برای انجام ارزیابی و دیگری ایجاد آمادگی در رؤسا و مدیران برای اجرای آن نظام و فرایندهای اجرایی مربوط است. سرپرستان یا مدیران با اعمال نظارت و رهبری، کیفیت و کمیت کار کارکنان را مشخص کرده، آنان را در راستای بهبود و توسعه رفتار و عملکرد یاری می‌کنند. از این‌رو، می‌توان ارزیابی را نقطه تلاقی انتظارات طرفین از یکدیگر دانست. از یک سو سازمان از تحقق اهداف خود در چارچوب برنامه‌های تنظیم شده اطمینان می‌یابد و از طرف دیگر، کارکنان از فرصت لازم برای رشد و پیشرفت در مسیر شغلی، پذیرش مسئولیتهای جدید و متعاقب آن، بهره‌مندی از مزایای مربوط برخوردار خواهند شد. از طریق ارزیابی می‌توان کارکنان را از نحوه کارشان مطلع کرد تا بتوانند با برطرف کردن مشکلات مربوط، توانایی لازم را برای انجام وظایف خود کسب کنند. ارزیابی با برقراری ارتباط دوستانه با کارکنان شروع و با شناخت انگیزه‌ها، جلب مشارکت و تفویض اختیارات قابلیتی را در آنان ایجاد می‌کند که به‌عنوان شریک قابل اعتماد برای سازمان به‌حساب می‌‌‌آیند.

در ارزیابی و شناخت کارکنان یکی از مقاصد کلی، اندازه‌گیری استعداد افراد است تا با توجه به نقاط ضعف و مثبت و معلومات آنان درصدد آماده نمودن افراد برای قبول مسئولیتهای بیشتری برآمد. از شیوه‌های مهم ارزیابی می‌توان به مواردی همچون: درجه‌بندی ترسیمی، مبتنی بر هدف، وقایع حساس، ارزیابی رفتاری، مقایسه زوجی، مقیاس استاندارد مختلط، رتبه‌بندی و فهرست بازبینی اشاره کرد. عوامل شغلی موثر در ارزیابی عبارتند از: اطلاعات شغلی، قدرت تصمیم‌گیری، آینده‌نگری، تعهد و پشتیبانی، انگیزه، ابتکار، برنامه‌ریزی و سازماندهی، رهبری و ارتباطات.

با استفاده از نتایج حاصل از ارزیابی کارکنان، درباره جایگزینی یا انتصابات، اعطای مسئولیت، انتظامات، ترفیعات، اضافه حقوق و اموری از این قبیل تصمیم گرفته می‌شود. بر این اساس باید از کاربرگهای ارزیابی مناسب سود جست و بهتر است برای هر گروه شغلی یک برگ ارزیابی جداگانه تهیه شود.

زمان معینی برای بازخوردهای روزمره متصور نیست؛ سرپرست در زمانهای کوتاه برداشت خود را از نحوه کار هر کارمند و نتایج آن یادداشت می‌کند تا هنگام اظهار نظر سالانه درباره ارزیابی کارکنان از آنها به‌عنوان یکی از منابع و مدارک موجود استفاده نماید. اظهار نظر نهایی و کتبی هر شش ماه یا سالانه یک بار به اداره امور کارگزینی ارسال می‌شود.

گرچه افراد زیادی می‌توانند درباره کارکنان نظر دهند، لیکن شایسته‌ترین فرد در ارزیابی و به‌ویژه ارزیابی نهایی کارکنان، رئیس مستقیم آنان است؛ چون نسبت به میزان استعداد، علاقه افراد و اطلاعات و معلومات شغلی افراد آگاهتر است. البته، وی در انجام این کار باید نظرات و بازخوردهای ارایه شده از دیگران را نیز مورد ملاحظه قرار دهد. در ادامه، رئیس بالاتر نظرهای ابراز شده را رسیدگی می‌کند تا بی‌دقتی یا اشتباهی صورت نگرفته باشد. مثلا اگر سرپرست درباره علاقه‌مندی فرد به کار نظر مثبت و به میزان احساس مسئولیت وی در انجام امور محوله نظر خیلی ضعیف دهد، می‌توان به این نتیجه رسید که احتمالا اشتباهی رخ داده است. البته نباید نظرات به صورت مجرد ارایه شود، بلکه باید در کنار ارایه نظر برای هر یک از معیارهای ارزیابی، محتواسازی لازم را برای تدوین برنامه‌های پشتیبانی مورد ملاحظه قرار داد.

از جمله اقدامات لازم در ارزیابی کارکنان، تدوین شرح شغل و وظایف و نیز رفتارها، معیارها و استانداردهای عملکردی مربوط است تا بر اساس آن سرپرست بتواند دقت لازم را در ارزیابی بعمل آورده، آن را بر مبنای چارچوب تهیه شده دنبال کند. متاسفانه، عدم جامعیت و شفافیت شناسنامه شغلی کارکنان از مشکلات مهم سازمانهای کشور است. این امر، نقش تعیین‌کننده‌ای در مناسبات فرد و سازمان و ایجاب و تمکین طرفین دارد. بهترین اقدام در اجرای موفقیت‌آمیز طرح ارزیابی، اجرای برنامه آموزشی لازم برای سرپرستان، رؤسا و مدیران است تا با جنبه‌های مختلف و مهم ارزیابی آشنا شوند. همچنین، سرپرستان می‌توانند با استفاده از مهارتهای ارزیابی و از طریق تعامل با کارکنان به مرور زمان شناسنامه شغلی کارامدی را تهیه و به مسئولیت مهم و معمولا مغفول خود، یعنی بهبود و توسعه کارکنان مبادرت کنند.