ترکیب تیم: زمانی که فرایند مورد نظر برای بهبود انتخاب شد و مرزهای فرایند مشخص شدند، گام اساسی و مهم بعدی، انتخاب تیم مناسب جهت انجام پروژه بهبود فرایند است. تیم مناسب متشکل از نمایندگان شایسته یا خود پرسنلی است که در محدوده فرایند کار می‌کنند و دانش تجربی خوبی در مورد آنچه انجام می‌دهند، دارند.

اندازه تیم: تیمی که از 5 تا 7 نفر عضو تشکیل شده باشد بسیار کارآتر فعالیت می‌کند. با وجودی که تیمهای بزرگتر نیز غیر معمول نیستند، ولی مطالعات نشان می‌دهد که تیم‌هایی با بیش از 10-8 عضو ممکن است دچار آشفتگی در دستیابی به نتایج و اهداف شوند.

رهبر تیم: رهبر تیم ممکن است به روشهای گوناگونی انتخاب شود. مدیریت ارشد، رئیس دپارتمان یا صاحب فرایند ممکن است فرد آگاهی را برای راهبری تیم منصوب کنند، یا ممکن است از خود صاحب فرایند خواسته شود در این جایگاه قرار گیرد. حالت دیگر، اینست که اعضاء تیم، رهبر تیم را در خلال ارزیابی‌های انجام شده در اولین جلسه انتخاب کنند. هر یک از روشهای فوق برای انتخاب رهبر تیم مورد قبول است. رهبر تیم دارای مسوولیتهای ذیل است:

     -    برنامه‌ریزی و اجرای جلسات تیم

     -    تلاش برای ایجاد تفاهم بین اعضاء تیم و همچنین اجزاء خارجی مرتبط با تیم از طریق:

  • اختیارات تصمیم‌گیری در تیم: تیم ممکن است فقط قادر (مجاز) به جمع‌آوری داده‌ها، انجام تجزیه و تحلیلها و ارائه توصیه‌های بهبود باشد، یا ممکن است اختیار اجرا و آزمایش تغییرات را بدون مجوز مدیریت ارشد داشته باشد.
  • محدودیت زمانی موجود برای تیم جهت تکمیل اقدامات بهبود در هر مورد خاص

     -    تعیین چگونگی جریان یافتن نتایج و پیشنهادات تیم در زنجیره مدیریتی (سلسله مراتب سازمانی)

     -    سازماندهی منابعی که تیم برای انجام وظایف نیاز دارد (پول، مواد، آموزش و افراد خارج از سازمان)

     -    تصمیم‌گیری در مورد مقدار زمانی که تیم جهت بهبود فرایند صرف می‌کند. بعضی اوقات ممکن است بهبود یک فرایند به اندازه‌ای مهم باشد که نیاز به کار تمام وقت (اختصاصی) تیم داشته باشد. بعضی مواقع هم بهتر است جلسات تیم بهبود در فواصل زمانی (بصورت منقطع) و به صورت جلسات یک یا دو ساعته برگزار گردد به عبارت دیگر در حالت اول تیمی مختص بهبود فرایند تشکیل می‌شود و وظیفه دیگری به عهده ندارد در حالت دوم افراد علاوه بر اینکه در تیم بهبود فرایند عضویت دارند به فعالیت‌های اصلی خود در سازمان نیز می‌پردازند و به صورت منقطع به بهبود فرایند می‌پردازند معیار تصمیم‌گیری در این زمینه میزان اهمیت و گستردگی فرایند است.

اعضای تیم: اعضای تیم به دو صورت انتخاب می‌شوند: توسط رهبر تیم یا شخصی که تیم بهبود را شکل داده است. اعضا ممکن است از نظر ارشدیت (رتبه)، درجه و ... با هم تفاوت داشته باشند. بسته به ماهیت فرایند، این افراد ممکن است از قسمتها، بخشها یا مراکز کاری و دفاتر مختلف به عضویت تیم در آمده باشند.

نکته بسیار مهم دیگری که در انتخاب افراد تیم باید درنظر گرفته شود این است که اعضایی باید در تیم عضویت داشته باشند که از نزدیک با فرایند آشنا بوده و در قسمتی از آن درگیر باشند.

عضویت در تیم قطعاً الزاماتی دارد. اعضاء در مورد مسوولیتهای محوله مربوطه به فعالیت‌های تیم پاسخگو هستند، (مانند جمع‌آوری داده‌ها، آنالیز داده‌ها، ایجاد روشها، به اشتراک گذاشتن داناییها و شرکت در تصمیم‌گیریها و مباحث گروه) زمانیکه کارکنان اجرایی و فعال فرایند در تیم عضویت داشته باشند، وظایف فوق را به دید فرصتهایی برای بهبود کارهایی که انجام می‌دهند می‌نگرند و نه اینکه این وظایف را بعنوان یک کار جداگانه از فعالیت‌های موظف خود تلقی نمایند.

اساسنامه تیم: اساسنامه سندی است که محدوده کاری، نتایج مورد انتظار و منابعی که باید به تیم بهبود فرایند اختصاص یابد را تشریح می‌کند. اساسنامه معمولاً توسط فرد یا گروهی که تیم را تشکیل داده، آماده می‌شود. گاهی اوقات صاحب فرایند یا اعضای تیم اساسنامه را تهیه می‌کنند. وجود اساسنامه برای تیمهایی که بر روی فرایندهای فرابخش[1] ضروری است. در حالتی که فرایند انتخاب شده برای بهبود تماماً در یک واحد کاری یا مدیریتی انجام می‌شود و انجام آن به بیرون از مرزهای واحد مرتبط نیست، اساسنامه برای تیم چندان ضروری نیست. اساسنامه باید موارد زیر را مشخص سازد:

  • فرایند مورد نظر برای بهبود
  • اهداف بهبود فرایند
  • اختیارات و حقوق رهبر تیم
  • اختیارات و حقوق اعضاء تیم
  • محدودیتهای زمانی (در صورت وجود)
  • اختیارات تصمیم‌گیری تیم
  • منابع مورد نیاز
  • الزامات و شرایط گزارش دهی

سایر اطلاعات مربوط به اقدامات بهبود هم می‌تواند در اساسنامه ذکر گردد، اطلاعاتی مانند اسامی صاحبان فرایند و ناظران کیفی، تواتر جلسات یا هر مورد دیگری که از دید تدوین کنندگان اساسنامه ضروری باشد.

مقررات اساسی و  اصلی تیم: هیچ تیم بهبود فرایندی، نباید بدون ایجاد یک مجموعه روشن و شفاف قوانین اساسی برای عملکرد تیم کار خود را شروع کند. قوانین اساسی به مشابه یک کتاب قانون برای راهبری اعضاء تیم عمل می‌کند و زیر ساختاری پایه‌ای برای هدایت اثربخش جلسات فراهم می‌کند. برخی زمینه‌ها که قوانین اساسی باید در آنها تعیین شوند عبارتند از:

- حضور اعضاء: پیش‌بینی حضور منظم در جلسات، دلایل موجه برای غیبت از جلسات، روشی مشخص برای حضور داشتن افراد دیگر در جلسه زمانیکه عضوی غایب باشد (معرفی نماینده برای حضور در جلسه)، تعداد اعضای ضروری برای رسمیت یافتن جلسه.

- زمانبندی: زمان آغاز و پایان جلسات.

- آماده سازی: پیش‌بینی وظایفی که هر یک از اعضاء تیم قبل از جلسات با هدف آمادگی برای جلسه باید انجام داده و نتایج کامل شده را همراه داشته باشند.

- مشارکت: گوش سپردن فعالانه، آزاد گذاشتن افراد در اظهار نظر و ارتباط آزاد و گسترده همه اعضاء با یکدیگر

- نزاکت و ادب: در یک زمان فقط یک نفر صحبت می‌کند، افراد حرف یکدیگر را قطع نمی‌کنند و مکالمات دو نفره (خصوصی و در گوشی) ندارند، همه‌ اعضاء با یکدیگر مانند شریک رفتار می‌کنند نه رقیب.

- تکالیف: روشهایی برای ایجاد و پیگیری ماموریتها و وظایف و انتخاب پیگیری کنندگان.

- تصمیمات: رویه‌های تصمیم‌گیری، موافقت جمعی یا تصمیم‌گیری با نظر اکثریت با استفاه از آراء آشکار یا پنهان.

- تمرکز: تمرکز بر آینده نه تمرکز به آنچه در گذشته رخ داده.

خطوط راهنما برای جلسات تیمی اثربخش: برای هدایت موثر جلسات تیمی، رعایت موارد زیر از اهمیت بالایی برخوردار است:

     -    اجرای قوانین اصلی جلسات

     -    استفاده از دستور جلسات:

  • مواردی را که باید مورد بحث قرار گیرند در فرم دستور جلسه با بیشترین جزئیات با در نظر گرفتن محدودیت فضای فرم ذکر نمایید.
  • مشخص کردن زمان برای هر مورد
  • نام مسوول هر مورد
  • توزیع دستور جلسه بین همه اعضاء پیش از جلسه

     -    ثبت اقدامات تیم و زمان آنها

     -    جمع‌بندی و ارزیابی جلسه:

  • چه کردیم؟
  • کدام قسمت از جلسه به خوبی پیشرفت کرد؟
  • چه چیزی را می‌توانیم برای جلسات بعد بهبود دهیم؟

     -    آماده کردن دستور جلسه‌ بعد

     -    توزیع اطلاعات بین اعضاء تیم

آموزش تیم: در این موقع اعضاء تیم باید آموزشهای لازم که آنها را در دستیابی به اهداف بهبود فرایند، یاری خواهد رساند دریافت کنند. رهبر تیم باید آموزشهایی در مورد چگونگی انجام اثربخش امور در قالب یک تیم برای اعضاء فراهم کند (مانند استفاده صحیح از ابزارهای آماری)



[1] فرآیند فرابخش به فرآیندی گفته می‌شود که چند واحد از سازمان در انجام آن نقش دارند و یا به عبارت دیگر خطوط بین واحدها در سازمان را قطع می‌کند.