اهم پیشنهادهای اینجانب در سال 1383 برای بهبود وضعیت روابط عمومی دانشگاه تهران

از اواخر سال 1382 تا اوایل 1384 به عنوان مستندساز برنامه های هفتادمین سال دانشگاه تهران با روابط عمومی آن دانشگاه همکاری داشتم. علاوه بر مستندسازی، گاهی در زمینه آسیب شناسی و تحلیل برنامه ها نیز به عنوان مشاور ایفای نقش می کردم. مطلب زیر از جمله مشاوره هایی است که در آن مقطع ارایه کرده ام و عینا در اینجا درج می شود:

 

مقدمه

روابط عمومی به عنوان نهادی شناخته می‌شود که در سازمانها تدابیری را به منظور نفوذ در افکار افراد داخل سازمان و خارج از آن پیگیری می‌کند و از طرف دیگر بازخوردهای مربوط به نیات و ذهنیتهای جامعه را در مورد سازمان دریافت و به مدیر ارشد منعکس می‌کند.

در این راستا، برقراری ارتباطی دو طرفه و پویا اجتناب‌ناپذیر است. به زعم صاحبنظران، روابط عمومی باید بتواند از طریق شناسایی مخاطبان، روشهای برقراری ارتباط و تعیین ماهیت و چگونگی ارتباط، هویت سازمان را در مجموعه ذینفعان تثبیت بخشد و دیدگاهها و رویکرد‌های فراگیری را مورد توجه و پیگیری قرار دهد. از این رو، مجموعه روابط عمومی باید بتواند با جلب اعتماد مردم و اعضای سازمان، راه برای اثربخشی سازمان و بهبود شاخصهای عملکردی هموار نماید. این موضوعات، برای تمامی سازمانها، اعم از سازمانهایی که مقاصد سودجویانه دارند و سازمانهای عمومی و عام‌المنفعه صدق می‌کند.

از مهمترین موضوعاتی که در شرایط کنونی که خلاقیت‌ و نوآوری محور فعالیت سازمانها تلقی می‌شود، می‌توان در روابط عمومی دانشگاه تهران مورد پیگیری قرار داد، شناخت صحیح وضعیت موجود، تعیین اهداف و راهبردها و آنگاه تعیین برنامه‌های اجرایی،  مشخص کردن جایگاهها و وظایف افراد و اعمال سیاستهای تعالی جویانه و مبتنی بر توسعه پایدار است. در صورتی که حل مشکلات و بهبود فرایندهای اجرایی کنونی مبتنی بر چشم‌اندازها، اهداف و راهبردهای مشخصی نباشد، نمی‌توان به هم‌انرژی‌زایی مناسبی دست یافت و در بسیاری از موارد با تناقضات، دوباره‌کاریها و بی‌عملی روبرو خواهیم شد.

بر این اساس، اهم اقدامات مبتنی بر برنامه‌ریزی راهبردی، برنامه‌های اجرایی کنونی، سیاستهای کنونی و طرحهای پژوهشی مربوط به استقرار نظامها و فرایندهای کاری به صورت زیر پیشنهاد می‌شود:

 

اقدامات پیشنهادی مبتنی بر برنامه‌ریزی راهبردی

-   بررسی چشم‌انداز 20 ساله نهایی کشور و استخراج سیاستهای اجرایی مربوط به آن در دانشگاه تهران

- تعیین چشم‌انداز داشگاه تهران در مقطع زمانی 5 تا 10 سال آینده و بر اساس آن، ارایه بیانیه ارزشها، طرح و تبلیغ شعاری اساسی و محوری

- تبیین و رسمی کردن اهداف و راهبردهای دانشگاه و بر اساس آن، تعیین برنامه‌ها و اقدامات اجرایی، سیاستها و معیارهای ارزیابی

 

برنامه‌های اجرایی پیشنهادی

-   شناسایی و دسته‌بندی مخاطبان و تعیین اهم نیازها، انتظارات و الزامات مربوط به هریک از آنان

-   معرفی دانشکده‌ها و رشته‌های تحصیلی دانشگاه تهران در مناسبتها و همایشهای مختلف بهار و تابستان امسال برای دانش‌آموزان و با همکاری دانشکده‌ها به منظور جذب دانشجویان ممتاز

-   دسته‌بندی نظرات و اخبار مربوط به دانشگاه منتشره در جراید و رسانه‌های رسمی و غیر رسمی، ثبت و ارایه گزارش ماهانه آن

- در نظر گرفتن یک شماره تلفن داخلی (پست صوتی) برای جمع‌آوری پیشنهادها و انتقادات کارکنان، اساتید و دانشجویان در زمینه مسایل دانشگاه

- بررسی عملکرد و شیوه فعالیت دانشگاههای بزرگ و مطرح دنیا، الگو‌برداری از آنها، تعیین شاخصهایی برای ارزیابی موقعیت دانشگاه در مقایسه با آنها و اعلام آن به کلیه واحدهای تابعه دانشگاه

- نظرسنجی در زمینه میزان تغییرات ایجاد شده در نگرشها، افکار، رفتار، عملکرد و ویژگیهای مختلف دانشجویان قبل از ورود به دانشگاه، حین تحصیل در دانشگاه و پس از فارغ‌التحصیل شدن از آن

- کسب بازخور‌د‌های مناسب در زمینه میزان موفقیت دانشگاه و واحدهای آن در دستیابی به اهداف و تحقق برنامه‌ها و تحلیل و ارایه آن

- آموزش جدی تمامی کارکنان روابط عمومی در زمینه بهره‌گیری از قابلیتهای فناوری اطلاعات بر اساس آیین‌نامه‌ها و ضوابط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی

-   تهیه بانک اطلاعاتی مربوط به فارغ‌التحصیلان و بررسی راههای استفاده از توان آنها در توسعه دانشگاه

-   آموزش جدی کارکنان برای کسب فنون و مهارتهای انسانی در ارتباطات

 

سیاستهای اجرایی پیشنهادی

- افزایش تمرکز برنامه‌ها بر مخاطبین داخلی به منظور افزایش کارایی و بهره‌وری، بهبود ارتباط کارکنان با مدیریت و تامین رضایت آنان

-   استفاده از نظرات و تواناییهای افراد فرهیخته موجود در مجموعه دانشگاه برای بهبود و توسعه کمی و کیفی عملکرد آن

-   توجه به الگوها و شاخصهای بین‌المللی در زمینه بررسی و ارزیابی وضعیت دانشگاه

-   تخصص‌گرایی و توجه به تجارب افراد در تصدی‌گری و فعالیت در واحدهای روابط عمومی

-   توسعه نشاط و سرزندگی در محیط روابط عمومی و تسری آن به کارکنان و ارباب رجوع

-   ایجاد هماهنگی و تطابق بین شیوه ارتباطی و مخاطب

 

طرحهای کاربردی پیشنهادی

-   اجرای نظام ارزیابی و بهبود مستمر عملکرد بر اساس رویکرد بازخورد 360 درجه

-   ارزیابی عملکرد دانشگاه در زمینه‌های مختلف بر اساس الگوی فرایندی- منطقی (LOGIC MODEL)

/ 0 نظر / 36 بازدید